Teklif Hazırlama Süreçleri ERP'de mi CRM'de mi Yönetilmeli?

18 Haz

Bayram Kont | CRM Danışmanı | LinkedIn Profili

Birçok şirkette teklif hazırlama süreçleri yıllardır iki farklı alışkanlık üzerinden yürütülüyor.

Bir tarafta Excel, Word ve e-posta zincirleriyle ilerleyen dağınık teklif süreçleri var.

Diğer tarafta ise tekliflerin ERP ekranlarında hazırlanması gerektiğini savunan daha kurumsal bir yaklaşım bulunuyor.

Bu ikinci yaklaşımın arkasındaki gerekçe ilk bakışta oldukça mantıklı görünüyor:

Ürün kartları ERP’de.
Fiyat listeleri ERP’de.
Stok bilgileri ERP’de.
Cari hesap bilgileri ERP’de.

Öyleyse teklif de ERP’de hazırlanmalı.

Ancak sahadaki deneyim farklı bir tablo gösteriyor.

SAP, IFS, Logo, Mikro, Netsis gibi güçlü ERP sistemlerini kullanan birçok şirkette ERP üzerinde teklif modülü bulunmasına rağmen satış ekipleri hâlâ tekliflerini Excel üzerinden hazırlayabiliyor.

Bu durum ERP sistemlerinin yetersiz olduğunu göstermez.

Asıl mesele, teklif hazırlama ile teklif yönetiminin aynı şey olmamasıdır.

Çünkü teklif hazırlama yalnızca ürün seçmek ve fiyat yazmak değildir.

Teklif; müşteri ilişkilerinin, satış fırsatlarının, fiyat yönetiminin, revizyonların, onay süreçlerinin ve siparişe dönüşüm ihtimalinin birlikte yönetildiği kritik bir satış aşamasıdır.

Bu nedenle asıl soru:

“Teklif ERP’de hazırlanabilir mi?”

değil,

“Teklif hazırlama süreci satış ekibi, müşteri, stok, fiyat, onay ve sipariş süreçleriyle birlikte en verimli nerede yönetilebilir?”

sorusudur.

Bu yazıda teklif hazırlama süreçlerine tarafsız bir bakış açısıyla yaklaşacak; ERP, CRM ve ERP ile entegre CRM yaklaşımlarını saha deneyimleri ışığında değerlendireceğiz.

ERP, CRM ve ERP Entegre CRM Teklif Sürecinde Ne İş Yapar?

Sistem	Temel Görevi
ERP	Sipariş, stok, satın alma, üretim, sevkiyat ve finans süreçlerini yönetir
CRM	Satış fırsatları, teklif hazırlama, teklif yönetimi ve müşteri ilişkilerini yönetir
ERP Entegre CRM	Satış ve operasyon süreçlerini tek akış içerisinde birleştirir

Orta ve büyük ölçekli şirketlerde teklif hazırlama süreçleri için en güçlü model, ERP ile entegre CRM mimarisidir.

ERP ve CRM Kavramları Hakkında Kısa Bir Not

Türkiye’de ERP sistemleri çoğu zaman “muhasebe programı” olarak adlandırılır.

Oysa ERP yalnızca muhasebe süreçlerini değil; stok yönetimi, satın alma, sipariş, üretim, sevkiyat, cari hesap ve finans süreçlerini de kapsayan operasyonel yönetim sistemleridir.

CRM ise yalnızca müşteri kartlarının tutulduğu bir yazılım değildir.

CRM; aday müşteri yönetimi, satış fırsatları, teklif hazırlama süreçleri, müşteri görüşmeleri, aktiviteler, servis operasyonları ve müşteri ilişkilerinin yönetildiği iş uygulamalarıdır.

Bu yazıda ERP ve CRM kavramları bu kapsamda kullanılmaktadır.

Teklif Hazırlama Programı Arayan Şirketlerin Asıl İhtiyacı Nedir?

Türkiye’de kullanıcılar çoğunlukla şu ifadelerle arama yapıyor:

Teklif hazırlama programı
Teklif hazırlama yazılımı
Teklif takip programı
Teklif yönetimi yazılımı
Teklif hazırlama sistemi

İlk bakışta ihtiyaç oldukça basit görünür.

Şirketler daha hızlı teklif hazırlamak ister.

Kurumsal görünümlü teklifler oluşturmak ister.

Fiyat hatalarını azaltmak ister.

Excel karmaşasından kurtulmak ister.

Ancak sahadaki projelerde gördüğümüz gerçek farklıdır.

Şirketlerin yaşadığı problem çoğu zaman teklif hazırlayamamak değildir.

Asıl problem teklifleri yönetememektir.

Örneğin;

Hangi teklif son versiyon?
Hangi fiyat müşteriye gönderildi?
Kim ne kadar iskonto verdi?
Hangi teklifler bekliyor?
Hangi teklifler kaybedildi?
Neden ve hangi rakiplere kaybedildi?
Hangi satış temsilcisi ne kadar teklif üretiyor?
Hangi teklifler siparişe dönüşüyor?

İşte bu noktada ihtiyaç “teklif hazırlama programı” olmaktan çıkar.

“Teklif yönetimi sistemi” ihtiyacına dönüşür.

Bu nedenle teklif hazırlamak ile teklif yönetmek aynı şey değildir.

Teklif Hazırlama ile Teklif Yönetimi Aynı Şey Değildir

Şirketlerin önemli bir bölümü bu iki kavramı birbirine karıştırır.

Teklif hazırlama:

Ürün seçmek
Fiyat belirlemek
İskonto uygulamak
PDF oluşturmak
Teklifi göndermek

gibi işlemleri kapsar.

Teklif yönetimi ise çok daha geniş bir süreçtir.

Satış fırsatının takibi
Müşteri görüşmeleri
Alternatif senaryolar
Revizyon yönetimi
Onay süreçleri
Rakip bilgileri
Kazanılan ve kaybedilen teklifler
Satış performans analizleri
Teklif dönüşüm oranları

bu sürecin parçasıdır.

Bir teklif bazen tek seferde siparişe dönüşür.

Bazen üç farklı revizyon geçer.

Bazen satış müdürünün onayını bekler.

Bazen aylarca açık satış fırsatı olarak takip edilir.

Dolayısıyla teklif yalnızca bir belge değildir.

Satış sürecinin merkezindeki kritik bir yönetim nesnesidir.

ERP Dünyası ve CRM Dünyası Teklife Farklı Bakar

Bu konu çoğu zaman gözden kaçırılır.

ERP dünyasında teklif çoğu zaman siparişin öncesindeki bir belge olarak görülür.

CRM dünyasında ise teklif satış sürecinin merkezinde yer alır.

Bu iki yaklaşım arasındaki fark çok önemlidir.

ERP açısından bakıldığında teklif; siparişe dönüşecek bir ön dokümandır.

CRM açısından bakıldığında ise teklif; müşteri ilişkilerinin, satış fırsatlarının ve gelir potansiyelinin yönetildiği kritik bir aşamadır.

Bu nedenle ERP teklif modülleri ile CRM teklif yönetimi yaklaşımı arasında doğal bir bakış açısı farkı vardır.

“Stok ERP’deyse Teklif de ERP’de Hazırlanmalı” Yaklaşımı Neden Yanıltıcı Olabilir?

Bu sahada en sık duyduğumuz argümandır. Ve ilk bakışta oldukça mantıklıdır.

Çünkü satış temsilcisi teklif hazırlarken:

Ürün bilgilerine
Fiyat listelerine
Stok durumuna
Cari hesap bilgilerine

ihtiyaç duyar.

Bu bilgilerin tamamı ERP’de bulunur. Dolayısıyla teklif de ERP’de hazırlanmalıdır düşüncesi ortaya çıkar.

Bu yaklaşım tamamen yanlış değildir. Ancak eksiktir.

Çünkü satış temsilcisi teklif hazırlarken yalnızca stok bilgisine ihtiyaç duymaz.

Aynı zamanda:

Müşteri geçmişine
Son görüşmelere
Açık satış fırsatlarına
Bekleyen aktivitelere
Önceki tekliflere
Rakip bilgilerine
Geçmiş satış fiyatlarına

da ihtiyaç duyar.

Bu bilgiler çoğu zaman ERP’nin doğal uzmanlık alanı değildir.

Bu nedenle özellikle büyüyen şirketlerde teklif hazırlama süreci yalnızca operasyonel veri erişimi problemi olmaktan çıkar. Satış sürecinin yönetimi problemine dönüşür.

İşte bu noktada ERP ile entegre CRM yaklaşımı öne çıkar.

Teklif Süreçlerinde Asıl Zorluk Stok Değil, Fiyat Yönetimidir

ERP içerisinde teklif hazırlamayı savunan şirketlerin en sık kullandığı argüman stok bilgisidir.

Ancak özellikle Türkiye gibi fiyatların sık değiştiği pazarlarda teklif süreçlerinin asıl zorluğu çoğu zaman stok değil, fiyat yönetimidir.

Bugün birçok şirket şu problemlerle karşı karşıya:

Döviz kuru değişimleri
Güncellenen maliyetler
Bayi fiyatları
Müşteriye özel fiyatlar
Bölgesel fiyat farklılıkları
Karlılık limitleri
İskonto yetkileri
Kampanyalar

Satış temsilcisi yalnızca stok bilgisini görmek istemez.

Aynı zamanda şu soruların cevabını da bilmek ister:

Bu müşteriye daha önce hangi fiyat verildi?
Bu iskonto oranını uygulama yetkim var mı?
Bu teklif minimum karlılık seviyesinin altında mı?
Bu teklif için yönetici onayı gerekiyor mu?

İşte bu noktada teklif yönetimi yalnızca fiyat yazmaktan çıkar.

Kuralları, onayları ve karlılığı yöneten bir sürece dönüşür.

Başarılı ERP ile entegre CRM projelerinde belirli iskonto limitleri aşıldığında otomatik onay akışları devreye girebilir.

Yöneticiler teklifleri mobil cihazlarından onaylayabilir.

Satış ekipleri güncel fiyat bilgilerine anlık erişebilir.

Bu yapı hem satış hızını artırır hem de fiyat disiplinini korur.

Bu nedenle birçok şirkette teklif sürecinin darboğazı stok erişimi değil, fiyatlama yetkilerinin ve kârlılık kurallarının doğru yönetilememesidir.

ERM CRM platformunun çözümlerini keşfet!

Hepsi bir yerde ve bütünleşik

Türkiye Gerçeği: ERP Ekranları Satış Ekipleri İçin Her Zaman İdeal Değildir

Türkiye’deki orta ve büyük ölçekli şirketlerin önemli bölümü yıllardır ERP kullanıyor.

Ancak ERP sistemlerinin büyük kısmı başlangıçta satış ekipleri için değil;

Operasyon ekipleri,
Muhasebe ekipleri,
Satın alma ekipleri,
Üretim ekipleri

için form – yoğun ekranlar olarak tasarlanmıştır.

Bu nedenle birçok ERP sistemi:

Web tabanlı değildir.
Mobil kullanıma uygun değildir.
Saha ekipleri için optimize edilmemiştir.
Ek ERP lisansı gerektirir.
Kullanıcı deneyimi açısından karmaşık olabilir.

Operasyon ekipleri için bu detaylar son derece değerlidir.

Ancak müşteri ziyaretinde bulunan bir satış temsilcisi için aynı durum geçerli değildir.

Satış ekipleri;

hızlı,
sade,
web tabanlı,
mobil uyumlu,
müşteri odaklı

ekranlar ister.

Bu nedenle teklif hazırlamanın en kolay yolu her zaman ERP değildir.

Çoğu zaman ERP ile entegre çalışan CRM ekranlarıdır.

ERP Teklif Modüllerinin Doğal Sınırları

Birçok ERP sisteminde teklif ekranları bulunur. Bu son derece doğaldır.

Ancak ERP sistemlerinin temel amacı satış öncesi süreçleri yönetmek değildir.

ERP’nin temel amacı:

stok yönetmek,
sipariş yönetmek,
üretim yönetmek,
sevkiyat yönetmek,
finans yönetmek

olmuştur.

Bu nedenle ERP teklif modülleri çoğu zaman temel teklif oluşturma ihtiyacını karşılar.

Ancak aşağıdaki alanlarda sınırlamalar ortaya çıkabilir:

Çok aşamalı onay süreçleri
Alternatif teklif senaryoları
Revizyon yönetimi
Satış fırsatı bağlantısı
Kazanma/kaybetme analizi
Teklif havuzu görünürlüğü
Satış pipeline yönetimi
Aktivite ve görüşme geçmişi entegrasyonu

Bu ERP’nin eksik olduğu anlamına gelmez.

ERP’nin önceliği farklıdır.

CRM’nin önceliği farklıdır.

Teklif Hazırlama İçin 3 Farklı Şirket Profili

Şirket Profili	Tipik Durum	Uygun Yaklaşım
Küçük ve basit satış yapısı olan şirketler	Az ürün, az cari, düşük teklif hacmi	Excel, ERP veya temel CRM ekranları yeterli olabilir
Büyüyen satış organizasyonları	Artan teklif hacmi, revizyon ihtiyacı, müşteri takibi	CRM tabanlı teklif yönetimi daha anlamlı hale gelir
Orta ve büyük ölçekli şirketler	Stok, risk, fiyat politikaları, onay süreçleri ve sipariş entegrasyonu kritik	ERP ile entegre CRM en güçlü modeldir

Bu tablo önemli bir gerçeği gösterir:

Teklif hazırlama aracı seçerken yalnızca bugünkü ihtiyaçlara bakmak yeterli değildir.

Şirketin büyüme yönüne de bakmak gerekir.

Hatasız, hızlı ve kurumsal teklifler hazırlamak için profesyonel bir teklif hazırlama programında hangi özellikler hazır olmalıdır? Bu detaylı makalemizde keşfedin!

ERP ile Entegre CRM Teklif Sürecine Ne Katar?

ERP ile entegre CRM yaklaşımında teklif süreci CRM içerisinde yönetilir.

Ancak teklif hazırlanırken ERP’deki kritik bilgiler de kullanılır.

Ürün kartları ERP’den gelir.
Fiyat listeleri ERP’den gelir.
Stok bilgileri ERP’den gelir.
Cari risk ve limit bilgileri ERP’den gelir.
Geçmiş satış verileri ERP’den gelir.

CRM tarafında ise:

Satış fırsatları
Aktiviteler
Müşteri görüşmeleri
Revizyonlar
Onay süreçleri
Teklif performansı

yönetilir.

İşte gerçek katma değer burada ortaya çıkar.

Satış ekibi CRM’in hızından yararlanır.

Operasyon ekibi ERP’nin disiplininden yararlanır.

Tekliften Siparişe Geçiş Nasıl Olmalı?

İdeal yapıda süreç şu şekilde ilerler:

Aday müşteri CRM’de yönetilir.
Satış fırsatı oluşturulur.
Teklif CRM içerisinde hazırlanır.
ERP’den ürün, fiyat, stok ve risk bilgileri alınır.
Onay süreçleri tamamlanır.
Teklif müşteriye gönderilir.
Müşteri onay verdiğinde teklif ERP siparişine dönüşür.
Üretim, sevkiyat, fatura ve tahsilat süreçleri ERP içerisinde devam eder.

Bu modelde CRM satış öncesi süreci yönetir.

ERP ise sipariş sonrası süreci yönetir.

ERM CRM Yaklaşımı: Tekliften Siparişe Entegre Süreç Yönetimi

ERM Bilişim Teknolojileri olarak son 25 yılı aşkın süredir farklı sektörlerdeki şirketlerin satış, servis ve operasyon süreçlerini dijitalleştiren projelerde yer alıyoruz.

Bu süreçte karşılaştığımız ortak bir gerçek var:

Şirketler ERP yatırımlarını tamamlıyor, stoklarını yönetiyor, finansal süreçlerini kontrol altına alıyor; ancak satış ekipleri teklif süreçlerini hâlâ Excel dosyaları, e-postalar ve kişisel takip yöntemleriyle yürütmeye devam ediyor.

Aslında sorun ERP sistemlerinin yetersiz olması değil.

Sorun, satış ekiplerinin ihtiyaç duyduğu esneklik ile ERP sistemlerinin doğal olarak odaklandığı operasyonel disiplin arasındaki boşluğun yeterince kapatılamaması.

ERM CRM’in geliştirilme yaklaşımının temelinde de bu ihtiyaç yer alıyor.

Amacımız teklif hazırlama süreçlerini ERP’den koparmak değil; satış ekiplerinin ERP ekranlarına bağımlı kalmadan çalışabilmesini sağlarken ERP’deki operasyonel verileri CRM süreçlerinin doğal bir parçası haline getirmek.

Bu yaklaşım doğrultusunda geliştirilen teklif ve sipariş otomasyon modülleri sayesinde satış ekipleri müşteri görüşmeleri, satış fırsatları, teklif revizyonları ve onay süreçlerini CRM üzerinden yönetirken; ürün kartları, fiyat listeleri, stok bilgileri, cari risk verileri ve geçmiş satış bilgileri ERP sistemlerinden alınarak teklif süreçlerinde kullanılabilir.

Müşteri tarafından onaylanan teklifler ise yeniden veri girişi gerektirmeden ERP siparişlerine dönüştürülebilir.

Bugün ERM CRM; Mikro, Logo ve Netsis başta olmak üzere Türkiye’de yaygın kullanılan ERP sistemleriyle (SAP, IFS, Uyumsoft, ETA, Freedom vb.) entegre çalışarak tekliften siparişe uzanan sürecin daha görünür, daha hızlı ve daha yönetilebilir hale gelmesine yardımcı olmaktadır.

Sonuç olarak hedefimiz ERP’nin yerine geçmek değil; ERP’nin operasyonel gücü ile CRM’in satış odaklı yapısını bir araya getirerek satış ekiplerinin daha hızlı, yöneticilerin daha görünür ve şirketlerin daha kontrollü çalışmasını sağlamaktır.

Teklif Süreçlerinde Doğru Soru ERP mi CRM mi Değildir

Doğru soru şudur:

Satış ekiplerinin ihtiyaç duyduğu esnekliği ve operasyon ekiplerinin ihtiyaç duyduğu disiplini aynı anda nasıl sağlayabiliriz?

Basit yapılarda Excel, ERP veya temel CRM çözümleri bir süre yeterli olabilir.

Ancak teklif hacmi arttıkça, fiyat yönetimi karmaşıklaştıkça, revizyonlar çoğaldıkça ve operasyonel entegrasyon ihtiyacı büyüdükçe şirketler ERP ile entegre CRM modeline yönelir.

Çünkü teklif satış sürecinin merkezindedir.

Sipariş operasyon sürecinin başlangıcıdır.

CRM satış sürecini yönetir.

ERP operasyon sürecini yönetir.

ERP ile entegre CRM ise bu iki dünyayı birbirine bağlar.

Ve orta ile büyük ölçekli şirketlerde teklif hazırlama süreçleri için en güçlü mimari çoğu zaman ERP veya CRM değil, ERP ile entegre çalışan CRM yapısıdır.

Sık Sorulan Sorular

Teklif Hazırlama Süreci Hakkında Merak Edilenler

Teklif hazırlama için ERP mi CRM mi kullanılmalıdır?

Basit yapılarda ERP veya Excel yeterli olabilir. Ancak teklif hacmi arttığında, revizyonlar çoğaldığında ve satış fırsatlarının yönetilmesi gerektiğinde CRM daha uygun hale gelir. Orta ve büyük şirketlerde en güçlü model ERP ile entegre CRM yaklaşımıdır.

Teklif hazırlama programı ile teklif yönetimi yazılımı aynı şey midir?

Hayır. Teklif hazırlama programları belge üretmeye odaklanır. Teklif yönetimi yazılımları ise tekliflerin müşteri, fırsat, revizyon, onay ve performans süreçleriyle birlikte yönetilmesini sağlar.

ERP'deki stok bilgileri CRM teklif ekranında kullanılabilir mi?

Evet. ERP ile entegre CRM yapılarında ürün kartları, fiyat listeleri, stok bilgileri, cari risk verileri ve geçmiş satış bilgileri CRM teklif ekranlarında kullanılabilir.

Teklif CRM'de hazırlanıp ERP siparişine dönüşebilir mi?

Evet. Onaylanan teklifler ERP siparişine dönüştürülebilir. Böylece satış süreci CRM'de, operasyon süreci ERP'de yönetilir.

ERP teklif modülü varken neden CRM'de teklif hazırlanmalı?

Çünkü CRM sistemleri revizyon yönetimi, satış fırsatı takibi, onay akışları, müşteri görüşmeleri ve teklif performans analizi gibi satış odaklı süreçlerde daha güçlü araçlar sunar.

Excel ile teklif hazırlamanın riski nedir?

Versiyon karmaşası, fiyat hataları, görünürlük kaybı ve teklif performansının ölçülememesi en yaygın risklerdir.

ERP ile entegre CRM'in en büyük avantajı nedir?

Satış ekiplerinin CRM'in hızından, operasyon ekiplerinin ERP'nin disiplininden yararlanmasını sağlamasıdır. Bu sayede tekliften siparişe kadar uzanan süreç daha hızlı, daha kontrollü ve daha görünür hale gelir.

Uzmanımız hazır,
ERM CRM'i keşfe hazır mısın?

Hepsi bir arada CRM çözümlerimizi canlı çalışırken görün.